白骨精Office口語筆記：寫郵件小case

職場(chǎng)新人在辦公室除了聽到電話鈴就“心驚膽戰(zhàn)”外，必定還會(huì)聽到的兩句話就是：“你發(fā)個(gè)傳真過去吧”，“你email我就行”。發(fā)傳真、寫郵件是職場(chǎng)必備招式，不會(huì)這些，怎么混職場(chǎng)?

1.發(fā)傳真必備第一句：你能把它傳真給我嗎

經(jīng)典表達(dá)：

Could you please fax the invoice/invitation/quotation to me?

你能把發(fā)票/邀請(qǐng)函/報(bào)價(jià)單傳真給我嗎?

舉一反三：

Would you like to fax XXX to me?

Please send me a fax. My fax number is XXX。

白骨精須知：傳真機(jī)號(hào)碼的構(gòu)成

國內(nèi)傳真號(hào)碼：區(qū)號(hào)(北京010，廣州020，上海021，天津022，重慶023)+傳真號(hào)碼

國際傳真號(hào)碼：國際代碼(00)+國家代碼(中國86，美國1，日本81，德國49)+區(qū)號(hào)(去掉區(qū)號(hào)前的0)+傳真號(hào)碼

2.發(fā)傳真必備第二句：我要給XXX發(fā)傳真，請(qǐng)給我個(gè)信號(hào)。

經(jīng)典表達(dá)：

I’m sending a fax to XXX. Please give me a signal。

我要給XXX發(fā)傳真，請(qǐng)給我個(gè)信號(hào)。

舉一反三：

I guess there is something wrong with their fax machine. It is unavailable now. I’ll send it later。

白骨精須知：發(fā)傳真一般步驟

Step1：把要傳真的紙張，一般有字的一面朝下(各傳真機(jī)不同，請(qǐng)根據(jù)指示操作)放入傳真機(jī);

Step2：撥號(hào)。

(1)有單獨(dú)的傳真號(hào)碼時(shí)：撥號(hào)，在電話接通后，聽到“嘀”一聲后，按啟動(dòng)鍵;傳真機(jī)顯示“send”狀態(tài)后，放下話筒，聽到“嘟”一聲后，說明傳真已發(fā)送完成。聽到忙音，則重新?lián)芴?hào)。

(2) 電話和傳真機(jī)共用一個(gè)號(hào)碼時(shí)：撥號(hào)，在電話接通后，請(qǐng)對(duì)方給你一個(gè)傳真信號(hào)，聽到“嘀”一聲后，按啟動(dòng)鍵;后面步驟同上。

3.發(fā)傳真必備第三句：傳真已發(fā)，請(qǐng)查收。

經(jīng)典表達(dá)：

I have faxed you XXX. Please have a check。

我已經(jīng)把XXX傳真給您，請(qǐng)查收。

舉一反三：

It would be great if you sign it and fax it back to me。

白骨精須知：有些文件需要對(duì)方在收到傳真后簽名、批注，那么就請(qǐng)對(duì)方稍后再把以簽名或批注的傳真再發(fā)還給你。

4.發(fā)傳真必備第四句：傳真有些問題，請(qǐng)?jiān)侔l(fā)一次。

經(jīng)典表達(dá)：

I have received your fax. But some pages were missing. Could you please fax it again?

傳真已收到，不過有缺頁，請(qǐng)?jiān)侔l(fā)一次。

舉一反三：

There were some pages too blurred to read. Please send it again。

I’m afraid you have sent the wrong file. Could you check it and send it again?

5.寫郵件必備：詳細(xì)信息我會(huì)發(fā)電郵告訴你。

經(jīng)典表達(dá)：

I’ll email you tomorrow with the details。

我明天發(fā)電郵說明詳細(xì)信息。

舉一反三：

I’ll send an email to the parties concerned ASAP。

I’ll write an email to explain the details。

Let me check the email and report to you later。

白骨精須知：外企郵件制度

TO：收件人，主要閱讀郵件的人。

CC：CC的全名是Carbon Copy，即抄送。只要是和該郵件所涉及信息相關(guān)的人，需要了解該郵件信息的人都要去CC。

BCC：BCC的全名是Blind Carbon Copy，即加密抄送。BCC一般用來放你的下屬。

FW：FW的全名是Foward，即轉(zhuǎn)發(fā)。你在發(fā)郵件給某人的時(shí)候，同時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)給其他很多人。