英語修辭與寫作·23.2　幾種普通應用文

23.2　幾種普通應用文

23.2A　備忘錄

1）備忘錄亦稱便箋、便條，英文單數(shù)memorandum，復數(shù)memoranda，簡稱memo，是單位內部通報信息的一種簡便形式，內容通常是發(fā)箋人和收箋人都熟悉的。

2） 備忘錄有特殊的格式，常用單位統(tǒng)一印制成表格并分發(fā)到各部門使用。表格形式為：MEMORANDUM

MEMORANDUM

TO:　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　DISTRIBUTION:

FROM 　　 　　(optional)

SUBJECT:

DATE

(message written in this space)

3） 有關備忘錄的幾點說明：

a. 需要使用備忘錄時，必須應用標準格式，手頭無現(xiàn)成表格時可根據(jù)標準自制。

b. 可用手寫，但應盡可能打字，并把內容安排在一張表格內，非用兩張不可時，應在第二張說明事由（Subject），日期（Date）和頁碼（Page Number）諸項。

c. 只要顯示出不同段落，頂行或縮進均可，但需保持形式統(tǒng)一。

d. 結尾不用客氣語，不必簽名，但可在FROM項的名字旁簽上姓名的首字母。

e. 文字簡明扼要，讓收箋人一目了然。

23.2B　書信

1） 隨著電話的普及，人們的書信來往減少了，然而，業(yè)務書信仍然是一個重要的聯(lián)絡手段。去年，有個青年聯(lián)系去美某大學深造，開頭進展相當順利，可是在一封給校方快件的回信中因趕時間寄出而未來得及檢查，把來信收到的“received”一字拼錯和結尾的“truly”多了一個字母“e”，引起校方不滿，復信要他再考GRE?？梢妼懶烹m然不難，但要寫好并達到交際目的，仍然需要遵循寫作的要領；倘若語言底子不夠扎實，草率從事，是要鬧笑話，惹麻煩的。

2） 寫信有一定的格式，根據(jù)信紙上內容的排列（見黑體字），一般分為3種格式：一是“板塊式”（Block Letter），日期、收信人和寫信人的地址都排在左上方；二是“半板塊式”（Semiblock Letter），寫信日期和寫信人的地址排到右上角；三是“板塊替代式”（Alternative Block Letter），主要是把寫信人的地址置左下方?，F(xiàn)在第三種格式比較常見，其中寫信人的姓名、單位、職務等也可置右下方。下面是3種單頁書信的例子：

a. Block letter

6333 8th Avenue North Heading

Evansville, IN 47715 Date

40233

Mr. Charles P. Sims Inside Address

Executive Vice President

Medical Products Co.

1234 Woodlawn Road

St. Petersburg, FL 33710

Subject: Requested price for product 329 Subject Line(s)

Dear Mr. Sims: Salutation

Opening of the letter_________________________________

Body of the letter requiring as_________________________________

many paragraphs as needed_________________________________

Close of the letter_________________________________

Sincerely, Complimentary Close

Space for Signature

(Mrs.) Laura H. Hatchett Typed Signature

Enclosures (2) Identification

LHH: ld Enclosure

C: Mr. John Smith Copy Line

Ms. Jane Adams

b. Semiblock Letter

Heading 7200 Greenwood Drive

Atlanta, GA 30301

Date 10 March 2010

Mr. Lee L. Billingsly Inside Address

Chief Executive Officer

Acme Tooling Company

534 Winding Street

St. Louis, MO 63121

Dear Mr. Billingsly: Salutation

Opening of letter_________________________________

________________________________________

Body of letter requiring as_________________________________

many paragraphs as needed_________________________________

Close of letter_________________________________

________________________________________

Complimentary Close Cordially,

Space for Signature

Typed Signature Lee O. Campbell

Executive Vice President

LOC: bw Identification

Enclosure Enclosure

C: Dr. L Watson Copy Line

c. A ltemative Block Letter

Heading

January 15, 2008 Date

Dr. Virginia R. Grimm Inside Address

Senior Chemist

Clayton Biological Laboratory

15 Westbury Road

New Orleans, LA 70123

Subject: Your Letter of December 29, 2008 Subject Line

Dear Virginia: Salutation

Opening of letter_________________________________

________________________________

Body of letter________________________________

________________________________

Close of letter_________________________________

Sincerely yours, Complimentary Close

Space for Signature

Jack T. Riley Typed Signature

8345 Redwing Drive Address

Frankfort, KY 40601

Enclosures (3) Enclosure

C: Dr. Kay Carson Copy Line

3） 關于書信格式的幾點說明：

a. Heading包括寫信人的地址和寫信日期，單位印刷的信上也都印有地址和單位名稱。

b. Inside Address要求把收信人的姓名、職務、單位和地址都寫清楚。若職務只有一個字，如Supervisor, Manager或Director等，可寫在姓名后面的同一行，中間逗號相隔。

c. Subject line可有可無，目的是便于歸類和查詢，但注意不要寫得空洞或繁瑣。信紙上的這個項目可略為Subject: 或Re:

試比較：

Subject: With reference to your phone call of Tuesday, April 12, 2008 concerning the gear breakage in Order No. 879, shipped March 18.

（評注：冗長。）

Re: Order problems

（評注：空泛，未說明問題。）

Re: Gear breakage in Order 879; shipped 0318.

（評注：恰到好處。）

d. 關于Salutation, 以往不知道姓名時用Gentlemen或Dear Sir，因涉及性別，現(xiàn)在有的直接寫某部門，如：Dear Admission Office或 Personnel Department。

e. 若信的Body部分短，則注意調整空白，不要弄得上半張紙擠著而下半張空著；反之，若內容多，可分成幾段，甚至分頁。

f. 在Complimentary Close部分的常見形式有“Sincerely”, “Cordially”, “Very truly yours”, “Yours”等；特別表示尊敬時用“Respectfully yours”,突出親切時用“Fondly yours”, 親人間用“Affectionately yours”, “Lovingly yours”等。

g. 在Complimentary Close下面空行，用于寫信人簽字，然后打寫信人的姓名；如打上Ph D, Senator, Manager等稱謂，省略式Ph D, “MD”等可打在姓名后邊同一行，中間逗號相隔，其余分行打。為便于收信人明了自己的身份，婦女可在姓名后邊打上下述字樣： （Mrs.）, （Miss）, （Ms.）等。

h. 若信由其他人（如秘書）而不是由簽署人自己執(zhí)筆時，簽署人簽字前應仔細閱讀全信，因簽字則表示同意和承擔責任，同時Identification部分也注明簽信人和打信人，前者姓名的為首字母大寫，后者的小寫，如：LHH: jme。

i. 在業(yè)務往來中，如果在一封信內附有兩份其他內容的文件，則應在Enclosure部分注明，例如：

Enclosures（2）（收信人知道有兩份附件。）

Enclosures: Woolrey Abstract, Drilling Permit #19876. （收信人知道有什么內容的兩份附件）

j. 如某信件抄送有關人員，則應在Copy Line處注明。

23.2C　簡歷

1） 簡歷（Résumé）是以最恰當?shù)恼Z言和形式簡述個人的經(jīng)歷、特長、志愿等等，作為申請工作和取得面試機會的材料。

2） 簡歷中的常見項目和格式為：

RESUME

NAME:

PRESENT ADDRESS & TELEPHONE NUMBER

Date of Birth:

Place of Birth:

Nationality:

Sex:

Marital Status:

Objective:

Education Background:

Work Experiences:

Speciality:

Employment:

References:

Signature:

幾點說明和注意事項：

a. Present Address and Telephone Number項可分別注出School Address和Home Address, 并附電話號，以便聯(lián)系。

b. Sex或Sexual Distinction均表示性別，注Male或Female。個人情況方面還可補進Height, Weight, Health等資料。

c. Marital Status項注Single, Married, Divorced, Separated, 或Unmarried等，有時還需注明Spouse姓名等。

d. Objective亦作Career Objective, 注明本人對工作的愿望，要求，如mechanical engineering design position, preferably with a variety of projects, Professor of American Studies, making use of my good family background and with personal experiences in the states, 等。

e. Education項應寫明某時期在某學校攻讀什么專業(yè)，獲何學位等，先后次序通常是由近及遠（寫到中學即可）。例如：

1988—1992 University of Evansville, Indiana

　　Bachelor of Science in Mechanical Engineering

此項下面還可補一項College Activities或Student Activities, 例如：

Four-year member of Society of Automotive Engineers, and secretary in sophomore and senior years.

f. Employment亦作Work Experience，若大學畢業(yè)生無此經(jīng)歷者，可略去不填。有此經(jīng)歷者應注明年份、單位、職務，還可提及突出成就及獲獎等情況。學生干部、社團負責人或其他兼職也好注明。

g. Speciality亦可復數(shù)Specialities，若有同所申請工作有關的特長更要注明。此項亦可作Hobbies & Interests。

h. References一般說明 Available upon request即可。若注明證明或擔保人的姓名和聯(lián)系地址，須先征得他們的同意。

i. 在基本信息一致的前提下，可根據(jù)目標單位的特點和要求適當調某些材料，以便使自己的簡歷更具針對性，還可附一兩張照片，但不宜多，且要端莊得體。