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商務(wù)信函中的五W原則

所屬教程:職場人生

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2016年09月15日

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Dear Sirs,

With reference to your letter of April 9, we are pleased to accept your offer of 100 tons of Copper Wire as per your Offer Sheet No.8/070/02B. Please go ahead and apply for your Export License. As soon as we are informed of the number of the Export License we will open the L/C by cable.

關(guān)于你們四月九日函,我們高興地接受你們第8/070/02B號(hào)報(bào)盤單所報(bào)100噸紫色銅絲。請(qǐng)著手辦理申請(qǐng)出口許可證。一經(jīng)接到出口許可證號(hào)碼的通知,當(dāng)即電開信用證。對(duì)商業(yè)信函的“完整”要求。

1.一封完整的書信比一封不完整的書信,有更大的可能性帶來預(yù)期的效果;

2.一封完整的書信,有助于建立和表達(dá)友善關(guān)系;

3.一封完整的書信,可以避免由于遺漏重要情況(情報(bào))所導(dǎo)致的訴訟(Lawsuit);

4.有時(shí),某些不顯眼的書信或文件,由于所提供的情況完整而又生動(dòng)有力(Complete and Effective)而成為極為重要的文件。

一封信寫得是否完整,建議用五個(gè)“W”來檢驗(yàn),既:

“Who, What, Where, When 及Why(包括How)”

“需要什么商品”(What you want)

“何時(shí)需要” (When you need the goods)

“貨物發(fā)到何地何人收”(to Whom and Where the goods to be sent)

“如何付款”(How payment will be mande)

如對(duì)對(duì)方的要求作出否定的答復(fù)時(shí)(如不能報(bào)盤,不能理賠等)應(yīng)說明理由“為什么”(Why)。
 


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