商務(wù)英語(yǔ)中,電子郵件(email)寫作是很重要的一部分,好的電子郵件不僅是英語(yǔ)水平的體現(xiàn),更是保障正常商務(wù)交流的前提。
商務(wù)電子郵件有其自身的特點(diǎn),其實(shí)也不復(fù)雜,牢記下面4步即可輕松搞定email!
1. 搞清發(fā)送郵件對(duì)象、郵箱地址
發(fā)送郵件之前,必須搞清楚發(fā)送郵件的對(duì)象、職位(以便稱呼對(duì)方)以及郵箱地址。
To: email接收者郵箱地址;From: email發(fā)送者郵箱地址;CC: 抄送;Subject: 主題,即這份email的主要內(nèi)容是什么。每一項(xiàng)都必須保證完全正確,Subject簡(jiǎn)單明了地寫清楚是什么事即可,比如:pricing policy meeting(定價(jià)政策會(huì)議);letter of application(申請(qǐng)信)。
2. 明確郵件目的
一般來(lái)講,商務(wù)電子郵件分為以下幾種:表達(dá)感謝(Thanking)、答復(fù)消息(Responding)、表達(dá)歉意(Apologizing)、通知(Announcing)、提醒(Reminding)、確認(rèn)信息(Making Confirmation)、提出要求(Requesting)、詢問(wèn)原因(Inquiring)、提出建議(Making suggestions)等。
每種類型都會(huì)相應(yīng)的句型可供參考,這里以表達(dá)感謝和詢問(wèn)原因?yàn)槔1磉_(dá)感謝可以用Thank you for v+ing/ your reply. 開(kāi)頭;詢問(wèn)原因時(shí),可以用Could you tellme...? Would it be possible for you to let me know ...? I wonder if you could explain... 等句型。
對(duì)于英語(yǔ)基礎(chǔ)不是特別扎實(shí)的同學(xué)來(lái)說(shuō),適當(dāng)積累一些常用句型,對(duì)提高商務(wù)郵件書寫能力及工作效率是很有幫助的。在平時(shí)多積累的基礎(chǔ)上也可以閱讀一些書籍參考。
3. 正文內(nèi)容直奔主題
商務(wù)郵件不需要過(guò)多的寒暄,恰當(dāng)?shù)姆Q呼和招呼之后就可直接進(jìn)入主題。第一句說(shuō)明郵件的目的,比如:I'd like to discuss the meeting preparation with you. 表明郵件的目的是商討會(huì)議準(zhǔn)備,接下去再展開(kāi)具體內(nèi)容。商務(wù)郵件也不宜過(guò)長(zhǎng),闡述清楚即可,不需要過(guò)多修飾。
4. 注意語(yǔ)氣和措辭
除了英語(yǔ)不出錯(cuò),說(shuō)話的語(yǔ)氣和措辭也要格外注意。同級(jí)之間、較為熟悉的工作伙伴之間可以采用非正式(informal)表達(dá),而和上司匯報(bào)工作、和客戶溝通則需要用正式(formal)用語(yǔ)。比如提出建議時(shí),非正式場(chǎng)合可以說(shuō)How is ... for you? Is... ok for you? 正式用語(yǔ)則要說(shuō)成When would be convenient for you?
5. 檢查拼寫
確保發(fā)送的郵件不要有拼寫錯(cuò)誤,可以先用電腦自動(dòng)檢查一遍,不確定的單詞查字典確認(rèn)。拼寫雖是小事,卻反映出辦事的態(tài)度,千萬(wàn)不要因?yàn)槠磳懚o對(duì)方造成不好的印象。有了以上5步的保駕護(hù)航,寫出一封較為滿意的商務(wù)電子郵件就不是一件難事了。
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