小笨霖英語筆記本113:辦公室英語角

這集的英語筆記主要是介紹給大家一些在辦公室里常用的英語，比方說老板什么雞毛蒜皮的小事都要管我們該怎么形容？在影印室里請同仁讓你先印個兩頁又要怎么說？還有這兩句話，"he pushes us very hard." 和 "he is very pushy." 意思到底一不一樣呢？這些都將是本集筆記所將涵蓋的內(nèi)容。

1. he is gone for the day. 他今天都不會在了。

當有人要找某某某，而他正好不在時，通常有兩種情況。一是這位仁兄暫時離開，可能是去洗手間，可能是去復印東西。這時候我們可以告訴人家。"he/she is not at his/her seat right now." 意思就是他現(xiàn)在不在座位上。這句話的意思其實是說這個人就在附近沒有走遠，很快就會回來。當這種情況發(fā)生時，你不妨再補充一下， "he is not here, but he is around." (他現(xiàn)在不在，不過他就在附近。) 或是 "he is not available right now, but he will be back in a few minutes." (他現(xiàn)□ b不在，但過不久他就會回來。)

 

另外一種情況呢？就是這位仁兄早早就收工，回家陪老婆或是提早下班跟女朋友約會去了。如果是這種情況的話，我們就可以說，"he is gone for the day." 言下之意就是他今天都不會再出現(xiàn)了。如果很不幸地，老板正好有急事要找他，而他卻己經(jīng) gone for the day，想必老板的臉色不會太好看。說一個實際的例子來加深各位的印象，不久前老板打電話來辦公室有急事要找某一位仁兄，結(jié)果我左找右找都不見他的蹤影，連他的包包外套都不見了，想必是蹺班了。老板問我，"is he gone for the day?" 我只好據(jù)實回答 "yes, he is gone for the day."。唉，難得蹺班一次就被老板逮個正著。看看時鐘才下午三點，這位仁兄這下可慘了。

2. my boss is a micromanager. 我的老板事必躬親。

micromanager 是老美常用來批評上司的一個字眼。因為micro 是「微小」的意思。所以 micromanager 就是用來形容一位上司事必躬親，連一些雞毛蒜皮的小事情他都要指導你如何完成。比方說他請你畫一份草圖，但卻詳細交代這里線要多粗，顏色要多黃，完全不給你自由創(chuàng)作的空間。這時你就有權(quán)跟其它人抱怨，"he is such a micromanager!"

 

其實 micromanager 是從micromanage 這個動詞衍生出來的。在工業(yè)化早期的年代，很多工人所受的教育并不多，所以管理階層必須告訴這些工人每一步要作什么，一個口令一個動作，以確保工作能順利完成，這樣子的管理方式就叫 micromanage。但□ o現(xiàn)在的企業(yè)都是講究彈性 (flexible)，所以當你聽到，"my supervisor likes micromanaging everything in this office." (我的上司喜歡管任何微不足道的小事。) 就是批評上司違反這種彈性原則，完全不給員工自由發(fā)揮的空間。

3. may i jump in for two pages? 可不可以讓我先印兩頁。

大家都有過類似的經(jīng)驗吧？要去影印二頁東西，結(jié)果排在前面的人拿了一疊厚厚的「小笨霖英語筆記」在那里狂印，天啊，看來還有二百多頁，真是浪費公司的資源。這時如果你想插一下隊，請他讓你先印個兩頁讓怎么說？最生活化的說法就是，"may i jump in for two pages?" 這里用到 jump in 這個片語，意思就是插一下隊，讓我先印的意思。

 

4. i want to ask you a question regarding my salary. 我想要問一個關(guān)于我薪水的問題。

問別人一個問題可以簡單地說，"i want to ask you a question." 等對方接話之后才陳述自己的問題。但是這樣子問沒頭沒腦的，不是很好。所以通常美國人在對話時會開宗明義地指出是關(guān)于什么樣問題。最常見的用法就是在 question 之后接 about 或是 regarding 之后再加你所想要問的問題。比方說 "i want to ask you a question about my salary." 或是 "i want to ask you a question regarding my salary." 就是我想請教你一個關(guān)于我薪水的問題。

另外有一個小技巧分享給大家，我們要問別人問題時通常是透過打電話的方式進行，通常對方會先問你，"may i help you?"，之后你就可以回答，"yes, i want to ask you a question about/regarding..." 但是還有一個句型我覺得也很實用，就是□ 蔣竣f當?shù)卣f，"i'm calling about/regarding..." (我打電話給你是為了.... ) 這樣是不是簡捷多了呢？例如，"i'm calling regarding a new product i found in your catalog." (我打電話來是關(guān)于一個你們型錄上的新產(chǎn)品。) 或是 "i'm calling about a job opening in your company." (我打電話來詢問一個在貴公司的工作機會。)

 

5. where did you keep the files? 你的檔案都放哪里？

你把檔案「放」哪里，一般的情況下我們大概會說，"where did you put the files?" 但是我上次去交一份表格，那位秘書小姐卻是問旁邊的人，"where did you keep the files?" 所以她用的是 keep the files 而非 put the files。

后來跟老美討論的結(jié)果，才發(fā)現(xiàn)原來 put 和 keep 都可以用。嚴格說起來 put 是單純「放」在那里的，而 keep 有「保存」的意思。不過兩者其實意思很接近。比方說你喝完了牛奶，我對你說，"please put the milk in the refrigerator." (請把牛奶放回冰箱。) 或是 "please keep the milk in the refrigerator." 都行。

6. how long is it gonna be? probably? 大概需要多久??？

當我們請人家辦一件事時，最不希望在那里枯等。所以呢？最好的方式就是先問一下，"how long is it gonna be?" (需要多久呢？) 有時候可以視情況在句尾加上 "probably?" 就是請對方大概估算一下，不需太過精確。比方說你拿一臺儀器去修理，就不妨順便問一下，"how long is it gonna be? probably?" 大概需要多久時間？ (注 gonna 是口語用法，也就等于 going to)

 

像這種「大概多久」的問法，也可以用到 approximately 這個字。比方說，"approximately how long will it take to arrive home?" (大概需要多久才到家呢？)

7. i would like to request my travel reimbursement. 我的旅費需要報帳。

別的單字可以不會，reimbursement 這個字一定要會。所謂的 reimbursement 就是指你買東西或是出差自己先墊錢，回來之后要把這筆錢跟公司報帳。記得剛來美國時，每次我都很大方地說，"i want my money back." 當然最后也是順利把錢給要回來了，但是這樣子吃相是不是太難看了些？后來才知道原來老美都是用 reimbursement 這個字。所以記得喔，下次當你出差回來需要報帳時，就可以問一下承辦人員，"which forms do i need to complete for my travel reimbursement?" (我需要填什么表來報我的旅費？)

另外還有一個字 petty cash reimbursement 也許各位有機會用到。所謂的petty cash 就是小額的現(xiàn)金。通常是當你買一些小東西而沒有收據(jù)時，沒法給你用正常的管道報銷，這時就可以申請 petty cash reimbursement。比方說開會時老板要你去買 pizza 請大家吃，像這種小錢就可以用 petty cash reimbursement 來報銷。而你收到的將會是現(xiàn)金而不是支票。

 

8. our boss pushes us hard. 我們的老板對我們很嚴格。

要形容自己的老板很嚴格，有幾種不錯的說法。第一種說法是，"he pushes us hard." 意即，他對我們逼的很緊。注意，常有人認為 "he pushes us hard." 和 "he is very pushy." 是一模一樣的意思，其實這是一個錯誤的理解。"he is very pushy." 的意思是他是一個很主動積極的人，也就相當于 "he is very aggressive." 這跟 push hard (逼的很緊)是不一樣的意思，請不要搞錯了。

第二種說法是，"he is a over-the-shoulder type of person." 所謂 over the shoulder 是在肩膀后面的意思。這意謂著你的老板天天就站在你的背后看看你在作些什么事。言下之意自然是老板緊迫釘人，對屬下要求嚴格之意了。

如果以上兩種說法你覺得太困難了，你還可以用最簡單的第三種說法。"he is a tough guy." 或是 "he is a demanding guy." tough 跟 demanding 在這里都是形容一個人要求屬下很嚴格的意思。

 

9. could you please sign the paperwork and return it to me by 4pm? 你能不能在所有的文件上簽名然后在四點以前還給我。

paperwork 是一個在辦公室常常用到的字眼，凡是需要填的各種表格 (form)，或是需要簽名的文件 (document)，契約 (contract) 等，都可以簡單地稱之為 paperwork。這個字可以指具體的文件本身，比方說，"i will give you my paperwork tomorrow." (我明天會把申請表交給你。) 或是 "i cannot find my all of my paperwork." (我找不到我所有的文件。) 也許各位已經(jīng)注意到，paperwork 是一個不可數(shù)名詞，所以通常不在句尾加 s。

paperwork 也常指抽象的文書往來的過程，比方說 "i need to go through a lot of paperwork before i get my visa." (在拿到我的簽證之前，我必須經(jīng)過繁復的文書往來過程。) 或是你如要強調(diào)你必須走過許多個辦公室去完成這些 paperwork，可以說 walk through paperwork 比方說，"i have to walk through my paperwork before i can get my job done." (在我把工作作完之前，我必須先完成這些文件。 )

 

10. please don't hesitate to contact me if you have any questions. 如果你有任何問題的話，請不要猶豫，立即跟我連絡(luò)。

類似例句的用法常見于電話的交談或是 e-mail，書信往來的最后。這是一種很客氣的講法，請對方如果有任何的問題盡管問沒關(guān)系。常見的講法還有諸如，"please let me know if you have any questions." 或是 "please feel free to call me if you have other questions." 都是同樣的意思。